Tja, nun habe ich ihn hinter mir, den 50. Geburtstag. Und vielleicht interessiert es ja jemanden wie man eine solche Feier organisiert. Es sind ein Reihe von Faktoren zu bedenken doch im Grunde ist es, bis auf eine Sache, ziemlich einfach.
Die erste und alles umfassende Frage ist: “Was will ich?”
Wenn man den Entschluss gefasst hat eine Party zu veranstalten sollte man sich im Klaren sein was man will. Ich werde die einzelnen Schritte anhand meiner eigenen Erfahrung darlegen. Eine Reihe davon sind allgemein gültig, andere sind speziell auf meine Party zugeschnitten.
Der Ort.
Wenn man den Entschluss gefasst hat eine große Party steigen zu lassen, wäre die erste Überlegung WO man sie veranstaltet. Ich selbst hatte mich für ein Restaurant entschieden, dass man für solche Events buchen kann. Diese Buchung sollte sehr früh (mindestens 6 Monate im voraus, bei mir war es ein Jahr) machen und mit dem Restaurant Besitzer die Bedingungen durchgehen. Wie viele Leute passen in das Restaurant? Dadurch ergibt sich automatisch die Größer der Feier, die allerdings auch von Budget abhängt das man zur Verfügung hat. Ich hatte einen Kostenvoranschlag angefragt für eine bestimmte Anzahl an Personen und eine Zusammenstellung von einem Menü. Vom Budget her hatte ich eine bestimmte Summe pro Kopf angegeben für Speisen und Getränke. Diese Summe nahm ungefähr 3/4 des vorgesehenen Budgets ein. Daraus ergab sich dann die Anzahl der Gäste.
Die Auswahl des Restaurants ist sehr wichtig, da sich dadurch auch der Stil der Party ergibt. (Ein gastronomisches Restaurant ist nicht Mc Donald’s) Ich wollte es schon etwas chic und gediegen haben und von Speisen her eine gehobene Küche.
Wenn man sich für einen Stil entschieden hat und eine ungefähre Zahl an Gästen, kommt der schwierigste Teil.
Die Gästeliste.
Schwierig daher, weil man diese Liste selbst und allein erstellen soll. Wenn man in einer Partnerschaft lebt ist, es vielleicht um eine Idee leichter, doch sollte der zu Feierende immer das letzte Wort haben. Ich hatte für die Erstellung die Facebook Freundesliste, das Email Adressbuch und ein altes Adressheft zu Hilfe genommen, damit ich ja niemanden vergesse. Heraus kam eine erste Liste von fast 200 Stück.
Es gibt eine Art Faustregel. Bei großen Feiern, kann man rechnen, dass ungefähr 1/3 der Gäste absagt weil sie andere Verpflichtungen haben. Diese Regel stimmt aber nur bedingt. Bei mir hat sie nicht funktioniert, und es kamen bis auf ein paar wenige Ausnahmen alle Freunde die ich eingeladen hatte. Man sollte für diesen Fall also auch finanziell gewappnet, und das Restaurant in dieser Hinsicht flexibel sein.
Meine Liste betrug am Anfang 200 Leute. Da ich aber auf eine Anzahl von maximal 85 kommen wollte, strich die Liste runter auf 110 Stück. Dieses Runterstreichen ist der komplizierteste und sensibelste Teil. Wenn man wie ich Freunde und Bekannte aller Couleur hat, sollte man dies von verschiedenen Standpunkten aus betrachteten. Wer “passt” zu dieser Feier, wer kennt wen und vor allem, wie stehe ich selbst zu diesen Leuten? Sind es gute Freunde? Sind es Bekannte? Sind es Leute die ich einladen muss weil ich bei ihnen auch auf eine Party geladen war? Sind es Leute die aus beruflichen Gründen einladen muss? Fragen über Fragen die man letztendlich nur selbst beantworten kann. Hierbei sollte man immer die Homogenität im Auge behalten. Kennen die Gäste sich untereinander? Und wenn nicht, sind sie kontaktfreudig und finden schnell Anschluss? Ich habe zugunsten der Homogenität und der “Passform” eine Reihe von Leuten ausgeschlossen, die ich eigentlich hätte einladen müssen und glaubt mir, das war emotional nicht so einfach.
Für dieses ganze Hin- und Herüberlegen sollte man sich genug Zeit lassen und niemanden um Rat fragen, sondern die Entscheidung allein treffen.
Die Einladungen.
Wenn die Liste dann endlich steht, geht es an die Einladungen. Ich hatte mich für eine Einladungskarte entschieden die ich per Post verschickte. Am Anfang dachte ich die Gestaltung selbst zu machen und die bei einer Online Druckerei machen zu lassen wie Vistaprint zum Beispiel. Doch ich entschied mich einen Graphiker anzuheuern, der ebenfalls die Anfrage für die Kostenvoranschläge der Druckereien übernahm. Für die Bildgestaltung heuerte ich einen Fotographen an, da ich ein ganz bestimmtes Foto von mir haben wollte, das einem alten Foto von mir als Kind glich. Den Text für die Einladung habe ich selbst geschrieben. Er sollte schon etwas persönlicher sein, witzig und rührend zugleich. Eine Einladung die noch per Post verschickt wird etwas Offizielles hat und sofort den Eindruck vermittelt, dass sich da jemand wirklich viel Mühe gegeben hat und es ihm wichtig ist, dass man auf der Feier erscheint. Ich habe späterhin erfahren, dass ich bei vielen meiner Gäste als Deko auf dem Kühlschrank oder Pinwand hänge. Ich hatte zudem ein Datum hineingeschrieben bis wann man sich anmelden muss.
Die Deko.
A propos Deko. Bei der Deko ist abzuklären wie viel, oder was das Restaurant zulässt und/oder selbst hinzu steuern kann. Im meinem Fall bekam ich vom Besitzer weitgehend freie Hand, was mich sehr freute. Da ich in die Einladung einen Dresscode geschrieben hatte, der da lautete: “Ein bisschen Chic hat noch niemandem geschadet.”, war es nur logisch dass die Deko das auch vermitteln sollte. (Der Dresscode war, um zu vermeiden, dass jemand in zerrissenen Jeans und Turnschuhen erscheint.) Da ich selbst in räumlicher Gestaltung zwar Geschmack habe, ihn aber nicht unbedingt herstellen kann, heuerte ich hierfür eine Bühnenbildnerin an. (Wenn man, wie ich, viel am Theater arbeitet, sollte man das auch ausnutzen) Hierfür sollte man auch unbedingt ein Budget vorsehen und sich beraten lassen, denn eine aufwendige Deko kann teuer werden. Um keine Missverständnisse aufkommen zu lassen, setzten wir uns mit dem Restaurantbetreiber zusammen um alle Details zu besprechen, wie z.B. der Auf- und Abbau.
Die Unterhaltung.
Essen und Trinken allein reichen bei einer solchen Party nicht. Man sollte auch für Unterhaltung sorgen. Ich persönlich finde dass, es einer wichtigsten Punkte ist, ob die Party ein Erfolg wird oder nicht. Ich war schon auf Abenden, bei denen ein einsames Radio in einer Ecke vor sich hin krächzte. Oder es war schlichtweg nichts vorgesehen. Oder die Unterhaltung passte nicht zu dem Gästen.
Letzteres erlebte ich vor gar nicht so langer Zeit, ebenfalls auf einer runden Geburtstagsfeier, und es war (zumindest sah ich es so) ein grandioser Reinfall. Es waren eine Rockband und eine Liveshow vorgesehen. Beides passte nicht in das Lokal, das zudem keine Bühne hatte und beides, Band und Liveshow, war erschreckend mittelmäßig. Die Mischung der Gäste stimmte hier übrigens auch nicht.
Ich entschied mich für einen DJay, den ich bereits von anderen Abenden kannte, dessen Stil ich sehr mag, und der versteht die Stimmung hochzuhalten und auf das Publikum einzugehen. Hier sind ebenfalls die Kosten für DJay und ggf. die Anlage einzurechnen.
Daumen halten und hoffen dass der Kuchen hochgeht
Wenn man alles vorher gründlich geplant und bedacht hat, dürfte nichts mehr schief gehen. Bis auf die Gästeliste, die man wirklich allein und im stillen Kämmerlein zusammenstellen sollte, sollte man den Rest der Arbeit weitgehend an Dritte abgeben. Man sollte sich um nichts mehr kümmern müssen und das Fest in vollen Zügen genießen.
Ich hatte es leider bei all den anderen Vorbereitungen verpasst einen Fotografen zu bestellen. Doch da fast jeder heute ein Smartphone besitzt, das gute Fotos macht, bat ich später die Gäste mir doch bitte ihre Fotos zu senden. Es war mein einziger… Faux-pas.
Und was soll ich sagen. Es war ein wunderbarer Abend und alle waren glücklich und zufrieden.
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